Praktisk overblik for medlemmer og bestyrelse
H/F Kildebo årshjul 2026
En praktisk og læsbar manual for året i foreningen: frister, roller, generalforsamlinger, økonomi, revision, kompensation, GDPR og de beslutninger der ellers plejer at blive mudrede.
Årshjulet er bevaret, men ikke længere den primære håndbog
Denne side står her for gamle links og historisk sammenhæng. Brug fremover bestyrelseshåndbogen til bestyrelsesarbejde og havelejerhåndbogen til praktiske medlems- og havelejerforhold.
Kort sagt
Årshjulet er en praktisk oversættelse af vedtægter, ordensregler og Kildebo-materiale. Det er ikke juridisk rådgivning, men det gør det lettere at handle ordentligt.
Frister styrer beslutninger
Forslag skal ind rettidigt, indkaldelse skal ud rettidigt, og referat skal kunne findes igen.
Bilag før tillid
Regnskab, godtgørelser, honorarer og fri haveleje skal kunne forklares uden gætteleg.
Regler skal håndhæves ens
Ordenssager, fællesarbejde, vand og boder skal have skriftlige spor og tydelige frister.
Uklare beslutninger bliver dyre
Manglende dokumentation bliver hurtigt til mistillid, ekstra møder og dårlige nætter.
Året, måned for måned
De faste rytmer er foreningens sikkerhedsnet. Når de bliver fulgt, er resten lettere.
Luk regnskabsåret og medlemsforslag
Kassereren afstemmer bank, samler bilag og lukker åbne poster. Medlemmer sender forslag senest 60 dage før ordinær GF; for GF 29. marts 2026 er fristen 29. januar.
Revision og GF-pakke
Interne revisorer gennemgår regnskab, bilag, bank og kasse. Bestyrelsen udsender indkaldelse, dagsorden, årsregnskab og beretning senest 27. februar 2026.
Ordinær generalforsamling
GF behandler beretning, regnskab, forslag, budget, leje/gebyrer og valg. Beslutningstekster skal være klare, før der stemmes.
Referat og opfølgning
Referat offentliggøres eller sendes senest 4 uger efter GF. Vedtagne forslag omsættes til opgaver med ansvarlig og frist.
Vand, arbejdsgrundlag og fællesarbejde
Vand afregnes pr. 1. maj. Bestyrelsen opdaterer forretningsorden og opgaveliste. Forårets fællesarbejde er 20. juni 2026. Skorstensattest afleveres senest 1. juni.
Hæk, ukrudt, økonomi og opmagasinering
Hæk og ukrudt skal være ordnet senest 23. juli. Bestyrelsen følger op på skriftlige påmindelser, budget, regnskabsoverblik og materialer på veje/gange.
Efterårskontrol og fællesarbejde
Efterårets fællesarbejde er 13. september 2026. Hæk og ukrudt skal igen være ordnet senest 15. september.
Vandlukning, kasseeftersyn og oprydning
Vand aflæses og lukkes lørdag i uge 42; i 2026 er det 17. oktober. Revisorer foretager mindst ét uanmeldt kasseeftersyn. December bruges på bilag, beslutningsspor og næste GF-rytme.
Roller uden mystik
Roller er ansvar, ikke bare navne i et referat.
Bestyrelsen
Indkalder GF, følger op på beslutninger, holder bestyrelsesmøder, håndterer ordenssager og dokumenterer drift.
Formanden
Samler bestyrelsens arbejde, indkalder og følger op. Formanden er ikke enevældig; bestyrelsen beslutter samlet.
Næstformanden
Er kontinuitetsrolle og stedfortræder ved fravær, sygdom eller inhabilitet. Ikke skyggeformand med egen udenrigspolitik.
Kassereren
Styrer bogføring, opkrævninger, budgetopfølgning, årsregnskab og materiale til revisorer. Økonomien må ikke blive privat viden.
Interne revisorer
Kontrollerer regnskab, bilag, bank og kasse. Bemærkninger skrives ned; også “ingen bemærkninger” er et spor.
Medlemmer
Sender forslag rettidigt, læser materiale, møder op, stiller spørgsmål og stemmer. Forslag skal kunne besluttes.
Havelejere
Holder haven, hæk, ukrudt, fællesarbejde og vandadgang efter reglerne. Reagerer skriftligt på påmindelser.
Dirigent og referent
Sikrer at forslag formuleres før afstemning, og at referatet viser beslutninger, stemmetal, frister og ikrafttrædelse.
Kun én fra samme havelod
Vedtægternes § 12, stk. 5 siger, at der som bestyrelsesmedlem eller suppleant kun kan vælges én repræsentant fra samme havelod. Det samme gælder vurderingspersoner og vurderingssuppleanter. Samme havelod kan dog godt være repræsenteret i udvalg under bestyrelsen.
Begivenheder uden mystik
Her er de møder og processer, der skaber mest støj, når de ikke er tydelige.
Ordinær generalforsamling
Afholdes årligt senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning. Materialet skal indeholde dagsorden, årsregnskab, beretning, forslag og budget.
Medlemsforslag
Forslag sendes til formanden senest 60 dage før GF og bør have præcis beslutningstekst, økonomi, ansvarlig og ikrafttrædelse.
Årsregnskab og revision
Kassereren udarbejder regnskab. Revisorerne gennemgår materialet og skriver revisionsnotat/protokol med bemærkninger.
Bestyrelsesmøde
Indkaldes efter behov eller når ét bestyrelsesmedlem kræver det. Kassereren fremlægger regnskabsoversigt mod budget.
Ekstraordinær GF
Afholdes når GF, flertal i bestyrelsen eller mindst 25 % af udlejede haver kræver det med dagsorden. Kun varslede punkter behandles.
Ordenssag, fællesarbejde og vand
Påmindelser, fremmøde, afbud, vandadgang og opfølgning skal være skriftlige og ensartede.
Konsekvenser uden mystik
Konsekvens betyder ikke straflyst. Det betyder, at regler og beslutninger faktisk virker.
GF-frister
Mangler indkaldelse, dagsorden, regnskab eller beretning, kan beslutninger anfægtes og mødet miste legitimitet.
Dokumentation
Uklare referater skaber gentagne diskussioner og gør næste bestyrelse blind.
Økonomi
Manglende bilag og uklare postnavne gør regnskabet svært at godkende og skaber mistillid.
Revision
Hvis revisorerne ikke får materiale eller ikke skriver bemærkninger ned, mister kontrollen værdi.
Ordenssager
Løs håndtering skaber forskelsbehandling og svækker næste sag.
Fællesarbejde/vand
Uklare registreringer gør boder, genindkaldelser og afregninger svære at forsvare.
GDPR
Databrud, åbne mailadresser og gamle medlemslister kan give kritik, påbud og i alvorlige tilfælde bøder.
Flaskehalse
Hvis kun formand eller kasserer kan forklare noget, er det ikke styring. Det er held.
Bestyrelsesansvar uden mystik
Formand og kasserer har særlige funktioner. Ansvar for beslutninger og tilsyn er stadig fælles.
Formanden skal typisk
- Indkalde og samle bestyrelsens arbejde.
- Sikre dagsordener, referater, opfølgning og kommunikation.
- Holde overblik over aktive sager og beslutningsspor.
- Ikke træffe store økonomiske eller principielle beslutninger alene.
Kassereren skal typisk
- Føre bogføring og afstemme bank, bilag og beslutninger.
- Forelægge budgetopfølgning på ordinære bestyrelsesmøder.
- Sikre opkrævning af leje, gebyrer, boder, vand og restancer.
- Ikke udbetale honorar, godtgørelse eller udlæg uden dokumenteret grundlag.
Næstformanden skal typisk
- Kunne overtage mødeindkaldelse og mødeledelse ved behov.
- Hjælpe med kontinuitet, overdragelse og fravær.
- Kende opgaver, adgangsoversigt og beslutningsspor.
- Ikke overtage formandens mandat uden beslutning.
Den øvrige bestyrelse skal typisk
- Læse materiale og tage stilling.
- Føre tilsyn med økonomi, bilag og større betalinger.
- Følge op på egne ansvarsområder.
- Sikre saglig, ensartet og dokumenteret sagsbehandling.
Bestyrelsens kompensation
Her skal sproget være skarpt. Udlæg, godtgørelse, honorar og fri haveleje er ikke samme ting.
Grundreglen
Bestyrelsespost giver ikke automatisk ret til honorar, fri haveleje, betalingsfritagelse eller andre personlige ydelser.
Tre spor plus fri haveleje
- Udlæg: konkret udgift for foreningen.
- Godtgørelse: kompensation efter dokumentation eller sats.
- Honorar: betaling for funktion eller arbejde, fastsat af GF.
- Fri haveleje/betalingsfritagelse: personlig økonomisk fordel, særskilt GF-beslutning og skattemæssig afklaring.
| Post i 2025-regnskab | Beløb | Hvad skal kunne forklares? |
|---|---|---|
| Adm.godtg. formand og kasserer | -9.000,00 kr. | Er det udgiftsgodtgørelse, honorar eller blanding? |
| Godtgørelse Kontingent | -17.820,00 kr. | Er det fri haveleje/betalingsfritagelse, hvem fik det, og hvilken hjemmel? |
| Kørselsgodtgørelse Bestyrelsen | -26.437,97 kr. | Hvor er kørselsregnskab, satser, formål og godkendelse? |
| Skattefrie godtgørelse Tøj | -20.700,00 kr. | Hvem fik tøjgodtgørelse, for hvilke opgaver, og med hvilken sats? |
| Telefon og internet | -3.637,50 kr. | Er det foreningens drift eller private godtgørelser? |
Tøjpenge
Det er foreningen der beslutter, om der overhovedet skal gives tøjgodtgørelse. SKAT bestemmer kun, hvornår den kan være skattefri.
- Beslutningen bør sige hvem ordningen gælder for, hvilke opgaver den dækker, hvilken sats der bruges, og hvilken periode den gælder.
- Udbetalingen skal registreres med modtager, rolle/opgave, periode, sats, beregning, godkendelse og bogføringskonto.
- Hvis tøjpenge gives som gave, belønning eller fast ekstra betaling uden reelt udgiftsgrundlag, lugter det ikke længere af skattefri godtgørelse.
Kørselsgodtgørelse
Kørselsgodtgørelse kan kun være skattefri, hvis kørslen er for foreningen, satsen er korrekt, og foreningen faktisk kontrollerer grundlaget.
- Beslutningen bør sige hvilke roller/opgaver der kan få kørsel dækket, efter hvilke satser og hvem der godkender.
- Hver afregning bør vise dato, rute, formål, antal kilometer, sats, beløb, modtager og godkendelse.
- Hvis kørslen ikke kan kontrolleres, eller satsen bruges forkert, kan beløbet blive skattepligtigt for modtageren.
Står beslutningen i materialet?
Ja, delvist. Vedtægternes § 12, stk. 15 dækker formandens, kassererens og eventuelt øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger/udlæg til telefon, kontorhold, kørsel m.v. Ordinær GF 29. marts 2026 vedtog også forslag 14 om at tilføje “skattefrie godtgørelser efter statens takster”.
Hvad står der ikke klart?
Materialet ligner ikke en færdig kompensationspolitik. Det siger ikke tydeligt hvem der kan få tøjgodtgørelse, for hvilke opgaver, for hvilken periode, efter hvilken godkendelse, eller hvordan modtagerne håndteres ved inhabilitet. GF-referatet 2026 nævner tøjgodtgørelse til rengøring af fællestoiletter under eventuelt, men det er ikke en bred og ren ordning for bestyrelsen.
Forslag 14
Forslag 14 blev fremsat til ordinær GF 29. marts 2026 og videreført på ekstraordinær GF 22. april 2026. Forslaget ville tilføje “skattefrie godtgørelser efter statens takster” til § 12, stk. 15, men begrundelsen blandede godtgørelser, honorar, gaver og beløb sammen.
Permanent registrering
GF-beslutninger om honorar, fri haveleje, betalingsfritagelse, gaver eller andre personlige ydelser bør stå i vedtægt, GF-godkendt bilag eller fast beslutningsregister, og regnskabet bør henvise til beslutningen hvert år.
Forslag til ren formulering
Hvorfor ekstraordinær GF 19. maj 2026?
Indkaldelsen handler om bilagskontrollanternes tvivlsspørgsmål, bestyrelsens svar, ekstern revisor og mistillidsvotum. Sagen handler ikke kun om beløb, men om hjemmel, dokumentation, forklaring og om medlemmer kan forstå, hvad pengene dækker. Mistillidsvotum bør præciseres før afstemning: hele bestyrelsen, formand/kasserer eller bestemte personer?
GDPR uden mystik
Foreningen er dataansvarlig for oplysninger om medlemmer, frivillige, ansatte og havelejere.
Grundpakke
- Fortegnelse over persondata.
- Persondatapolitik.
- Databehandleraftaler.
- Adgangsliste og slette-/arkiveringsplan.
Medlemsmail skal sendes med BCC, lukket liste eller system hvor modtagere ikke kan se hinanden. CC til alle kan være sikkerhedsbrud.
AI
AI kan bruges til udkast og struktur, men ikke som losseplads for persondata. Business-konto hjælper, men fjerner ikke GDPR-ansvaret.
Hvis CC-fejl sker
Stop tråden, registrér hændelsen, vurder risiko, anmeld til Datatilsynet uden unødig forsinkelse og om muligt inden 72 timer hvis der er risiko.
Referater og personsager
Åbne referater skal vise beslutninger. Personsager holdes i lukket bilag med afgrænset adgang.
Medlemsrettigheder
Bestyrelsen skal kunne svare på GDPR-spørgsmål og forklare hvad der gemmes, hvorfor og hvor længe.
Ekstraordinær GF: nødbremseplan
En ekstraordinær generalforsamling skal være præcis. Ellers skaber den flere problemer end den løser.
Hvem kan kræve den?
Generalforsamlingen, flertal i bestyrelsen eller mindst 25 % af de udlejede haver med skriftligt krav og dagsorden.
Frister
Bestyrelsen skal indkalde inden 8 dage, og mødet skal holdes tidligst 1 og senest 3 uger efter indkaldelsen.
Hvis bestyrelsen afviser
Hvis betingelserne er opfyldt, kan kredsbestyrelsen indkalde og afholde mødet på foreningens regning.
Hvis hele bestyrelsen går
Suppleanter indtræder først, hvis det kan lade sig gøre. Hvis foreningen reelt står uden bestyrelse, skal kredsen kontaktes straks, så der kan sikres midlertidig administration og indkaldes til nyvalg.
Hvis der ikke kan vælges nogen
Vedtægterne siger, at hvis der ikke kan vælges en bestyrelse, overtager kredsen administrationen af foreningen på foreningens regning, indtil der kan vælges en bestyrelse.
Hvad skal medlemmer gøre?
Saml 25 % af de udlejede haver om et skriftligt krav med ren dagsorden: valg af formand/kasserer/bestyrelse og eventuelt akut mandat til drift, bank, regninger og kontakt til kredsen.
Kolonihaveforbundet og kredsen
Forbundet og kredsen er vigtige, men de erstatter ikke lokal hjemmel, bilag og ordentlig proces.
Hvad kan de bruges til?
- Vejledning om vedtægter, standardregler og foreningspraksis.
- Hjælp via kredsen i konflikter mellem medlem og haveforening, byggesager, vurderinger og ankesager.
- Juridisk vejledning til bestyrelser og kredse om reglerne på kolonihaveområdet.
- Indkaldelse til ekstraordinær GF i særlige tilfælde, hvis vedtægtens betingelser er opfyldt og bestyrelsen ikke gør det.
Hvad kan de ikke fjerne?
- Bestyrelsens ansvar for at træffe lokale beslutninger korrekt.
- Kravet om tydelige referater, bilag, regnskabsspor og hjemmel.
- Generalforsamlingens kompetence, når vedtægten kræver GF-beslutning.
- Behovet for at forklare medlemmerne hvad der faktisk er besluttet. Forbundets juraafdeling vejleder, men behandler ikke klager og er ikke ankeinstans.
Hvad siger forbundet selv?
Forbundet beskriver kredsene som repræsentanter fra haveforeningerne, der bl.a. hjælper med konflikter, byggesager, vurderinger og ankesager. Forbundet skriver også, at både lokale bestyrelsesmedlemmer og almindelige medlemmer kan vælges til kredsen.
Når bestyrelsen også sidder i kredsen
Det er altså ikke automatisk forkert. Men hvis samme person både har lokal bestyrelsesrolle og kredsrolle i en sag, skal habiliteten vurderes åbent. Ellers kan rådgivning, konfliktløsning og klagevej komme til at ligne samme bord med nye navneskilte.
Praktisk habilitetsregel
- Notér dobbeltrollen tidligt i sagen.
- Lad personen træde ud af behandling og anbefaling, hvis sagen handler om egen forening, egen bestyrelse eller egne beslutninger.
- Bed om skriftlig vurdering fra en uafhængig kreds-/forbundsperson, hvis sagen er konfliktfyldt.
- Gem svaret sammen med sagen, så næste bestyrelse kan se hvad der blev spurgt om og hvem der svarede.
Kilder og antagelser
Samme kildegrundlag som originalmanualen, men omskrevet i en ny struktur.
- Kildebos vedtægtsmateriale, især §§ 7, 8, 10, 11, 12, 15 og 17.
- Kildebos ordensregler, revideret april 2025.
- Importerede Kildebo-sider om generalforsamling, fællesarbejde og takster.
- Datatilsynets GDPR-vejledning for små foreninger og regler om sikkerhedsbrud.
- OpenAIs Business privacy-oplysninger om træning, kryptering og databehandling.
- `docs/bestyrelsens-kompensation-faktabeskrivelse.md`, årsrapport 2025, forslag 14, indkaldelse til ekstraordinær GF 22. april 2026 og 19. maj 2026 samt SKATs vejledninger om foreninger, honorar, personalegoder og skattefri godtgørelse.
- Kolonihaveforbundet: “Sådan er vi opbygget”, “Kontakt os”, “Sådan kontakter du vores juridiske afdeling” og “Vurderingsregler”.