Bestyrelseshåndbog
H/F Kildebo bestyrelseshåndbog
Praktisk arbejdsgrundlag for bestyrelse, suppleanter og bilagskontrollanter. Ikke juridisk rådgivning. Bare den slags orden der gør foreningsarbejde muligt uden gætteleg.
Kort sagt
Bestyrelsens arbejde er ikke svært, fordi reglerne er poetiske. Det bliver svært, når beslutninger, bilag og ansvar ligger i hoveder i stedet for i dokumenter.
GF bestemmer det store
Generalforsamlingen godkender regnskab, budget, takster, forslag og valg. Bestyrelsen udfører mandatet og håndterer den daglige drift.
Beslutninger skal have spor
Et referat skal vise hvad der blev besluttet, hvem der gør noget, og hvornår det gælder fra. Ellers er det bare mundtlig tåge med dato på.
Ingen privat viden
Kassereren fører økonomien, men bestyrelsen har tilsyn. Budgetopfølgning, bank, bilag og restancer skal kunne læses af mere end én person.
Antagelser markeres
Når noget er praktisk anbefaling og ikke direkte vedtægtstekst, skal det siges sådan. Juridisk selvsikkerhed uden kilde er dyrt klædt på.
Regelgrundlag du faktisk kan bruge
Her er de faste kroge. Hvis en sag ikke kan hægtes på en af dem, skal bestyrelsen stoppe og finde hjemlen, før der handles.
Ordinær generalforsamling
Regel: ordinær GF holdes senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning. I Kildebo bruges sidste søndag i marts.
Frister: forslag senest 60 dage før, indkaldelse mindst 30 dage før, referat senest 4 uger efter.
Praktisk: for GF 29. marts 2026 betyder det forslag senest 29. januar, indkaldelse senest 27. februar og referat senest 26. april.
Ekstraordinær generalforsamling
Regel: kan kræves af GF, flertal i bestyrelsen eller mindst 25 % af de udlejede haver med skriftlig dagsorden.
Frist: bestyrelsen skal indkalde inden 8 dage, og mødet holdes efter vedtægtens korte varsel.
Praktisk: kun varslede punkter behandles. Skriv beslutningsteksten rent, før medlemmerne stemmer.
Bestyrelsen
Regel: bestyrelsen varetager den daglige ledelse og fører GF-beslutninger ud i livet.
Referater: bestyrelsesreferater er offentlige, bortset fra personsager. Det kræver et faktisk beslutningsspor.
Praktisk: skriv beslutning, ansvarlig, frist og bilag. “Det tager formanden” er ikke nok.
Kasserer og revision
Regel: kassereren fører økonomien, og revisorer/bilagskontrollanter kontrollerer regnskab, bilag, kasse og bank.
Kasseeftersyn: mindst ét uanmeldt kasseeftersyn om året, også bankindeståender.
Praktisk: revisionsbemærkninger skal skrives ned. “Ingen bemærkninger” er også et spor.
Udlæg, godtgørelse og honorar
Nuværende tekst: formands, kasserers og eventuelt øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger/udlæg til telefon, kontorhold, kørsel m.v. dækkes af foreningen.
Grænse: honorar er noget andet og skal fastsættes af GF. Fri haveleje/betalingsfritagelse er heller ikke et udlæg.
Fællesarbejde og fælles drift
Regel: medlemmer skal medvirke ved ren- og vedligeholdelse af veje, stier, fællesarealer og fællesfaciliteter.
Kildebo-praksis: skriftlig indkaldelse, kun ét afbud, og 1.000 kr. i bod ved udeblivelse eller to afbud i træk.
Året i bestyrelsen
Årshjulet er nu arbejdsrytme, ikke hovedside. Her er datoerne med hjemmel, så marts ikke pludselig står i døren med regnskab, forslag og dårlig samvittighed.
Luk regnskabsåret og modtag forslag
§17: regnskabsåret er kalenderåret. Kassereren afstemmer bank og bilag. §10: medlemsforslag skal være hos formanden senest 60 dage før GF; for GF 29. marts 2026 er fristen 29. januar.
Revision og GF-pakke
§17: revisorer/bilagskontrollanter gennemgår regnskab, bilag, bank og kasse. §10: indkaldelse med dagsorden, årsregnskab og skriftlig beretning skal ud mindst 30 dage før GF.
Ordinær generalforsamling
§10: GF behandler beretning, regnskab, budget, leje/gebyrer, forslag og valg. Beslutningstekster skal formuleres før afstemning, især ved takster, vedtægter og økonomi.
Referat og opgavefordeling
§10: referat underskrives af dirigent, referent og formand og sendes/offentliggøres senest 4 uger efter GF. §12: bestyrelsen fører beslutningerne ud i livet.
Sæsondrift
Vand, fællesarbejde, hæk, ukrudt, ordenssager og medlemskontakt fylder. Påmindelser skal være skriftlige, konkrete og ensartede.
Vandlukning, kasseeftersyn og oprydning
Ordensregler/takster: vand aflæses og lukkes lørdag i uge 42, og låst låge kan give bod. §17: revisorerne skal lave mindst ét uanmeldt kasseeftersyn årligt.
Møder og dokumentation
Møder skal gøre arbejdet kortere bagefter. Hvis de ikke gør det, mangler der beslutningstekster.
Dagsorden
Skriv hvad der skal besluttes, ikke kun hvad der skal tales om. “Økonomi” er et punkt. “Godkend betaling af X” er en beslutning.
Referat
Referatet bør vise beslutning, stemmetal hvor det er relevant, ansvarlig, frist og bilag. Personsager holdes i lukket bilag med begrænset adgang.
Habilitet
Et medlem af bestyrelsen bør ikke behandle en sag, hvor personen selv, husstanden eller nære interesser er direkte berørt. Notér fravær fra punktet i referatet.
Beslutningsregister
Faste beslutninger om takster, kompensation, adgang, aftaler og praksis bør samles et sted. Næste bestyrelse skal ikke arkæologisere sig frem.
Adgange
Hold liste over bank, mail, hjemmeside, medlemslister, arkiv og systemer. Når roller skifter, skifter adgange samme dag.
Overdragelse
Nye valgte skal have vedtægter, forretningsorden, seneste referater, budget, restanceliste, adgangsliste og åbne sager. Ikke en mappe med navnet “diverse”.
Økonomi og kontrol
Økonomi handler ikke om mistillid. Det handler om at gøre tillid kontrollerbar.
Kassererens spor
- Bogføring afstemmes mod bank.
- Bilag gemmes med forklaring og godkendelse.
- Budgetopfølgning lægges frem på ordinære bestyrelsesmøder.
- Restancer, boder, vand og gebyrer følges op skriftligt.
Bilagskontrollanter/revisorer
- Gennemgår regnskab, bilag, bank og kasse.
- Stiller spørgsmål skriftligt, når noget ikke kan forklares.
- Noterer bemærkninger, også når der ikke er bemærkninger.
- Udfører mindst det kasseeftersyn materialet kræver.
Kompensation skal skilles ad
Udlæg, godtgørelse, honorar, gave og fri haveleje er forskellige ting. Hvis bestyrelsen får penge eller økonomisk fordel, bør GF-beslutningen sige hvem, hvad, beløb/sats, periode, hjemmel og godkendelse. Skatteregler bør tjekkes hos Skattestyrelsen eller rådgiver, ikke i mavefornemmelsen.
Kompensation, udlæg og honorar
Her skal sproget være kedeligt og præcist. Udlæg, godtgørelse, honorar, gave og fri haveleje er ikke det samme.
Grundregel
Bestyrelsespost giver ikke automatisk ret til honorar, fri haveleje, betalingsfritagelse eller andre personlige ydelser. Det skal kunne føres tilbage til vedtægt, GF-beslutning eller dokumenteret udlæg.
Hvad skal beslutningen sige?
- Hvem ordningen gælder for.
- Hvilken type betaling eller fordel det er.
- Beløb, sats, periode og godkendelse.
- Hvordan det bogføres og dokumenteres.
- Om der skal ske skattemæssig indberetning.
| Post | Hvad skal kunne forklares? | Praktisk kontrol |
|---|---|---|
| Administrationsgodtgørelse | Er det udgiftsgodtgørelse, honorar eller en blanding? | GF-beslutning, modtagerkreds, periode og bogføringskonto. |
| Fri haveleje/betalingsfritagelse | Er det en personlig økonomisk fordel, og hvem fik den? | Særskilt hjemmel, regnskabsnote og skattemæssig vurdering. |
| Kørselsgodtgørelse | Er kørslen for foreningen, og er satsen korrekt? | Dato, rute, formål, kilometer, sats, beløb og godkendelse. |
| Tøjgodtgørelse | Hvilken opgave dækkes, og hvorfor gælder ordningen? | Modtager, rolle, opgave, periode, sats og beslutning. |
| Telefon og internet | Er det foreningens drift eller privat godtgørelse? | Bilag, fordelingsgrundlag og godkendelse. |
Ren formulering
Dokumenterede omkostninger og udlæg til foreningens arbejde kan dækkes. Skattefri godtgørelser kan kun udbetales efter gældende satser og betingelser, når opgave, periode, beregning og godkendelse kan vises. Honorar, fri haveleje, betalingsfritagelse, gaver og andre personlige ydelser bør kræve særskilt GF-beslutning.
Roller
Titler giver ikke solomandat. De fordeler arbejde.
Formand
Samler bestyrelsens arbejde, indkalder, følger op og holder overblik. Formanden kan koordinere meget, men bør ikke træffe store økonomiske eller principielle beslutninger alene.
Næstformand
Er stedfortræder og kontinuitet. Skal kende åbne sager, adgange og beslutningsspor, så fravær ikke får arbejdet til at vælte.
Kasserer
Fører bogføring, opkrævninger, betalinger, budgetopfølgning og årsregnskab. Økonomien skal kunne kontrolleres af bestyrelsen og revisorerne.
Øvrige bestyrelsesmedlemmer
Læser materiale, tager stilling, fører tilsyn og følger egne opgaver til dørs. Tavshed på møder er ikke et kontrolsystem.
Suppleanter
Bør holdes orienteret nok til at kunne træde ind. Hvis de bruges i udvalg eller sager, skal mandatet være klart.
Revisorer/bilagskontrollanter
Kontrollerer, spørger og skriver ned. De driver ikke foreningen, men de skal kunne sige fra, når grundlaget ikke hænger sammen.
Bestyrelsesansvar i praksis
Formand og kasserer har særlige funktioner. Ansvar for beslutninger, tilsyn og ordentlig proces er stadig fælles.
Formanden skal typisk
- Indkalde og samle bestyrelsens arbejde.
- Sørge for dagsordener, referater, opfølgning og kommunikation.
- Holde overblik over aktive sager og beslutningsspor.
- Få principielle og økonomiske beslutninger behandlet i bestyrelsen.
Kassereren skal typisk
- Føre bogføring og afstemme bank, bilag og beslutninger.
- Forelægge budgetopfølgning på ordinære bestyrelsesmøder.
- Sikre opkrævning af leje, gebyrer, boder, vand og restancer.
- Give revisorer/bilagskontrollanter et læsbart grundlag.
Næstformanden skal typisk
- Kunne overtage mødeindkaldelse og mødeledelse ved behov.
- Hjælpe med overdragelse og kontinuitet.
- Kende adgangsoversigt, åbne sager og beslutningsspor.
- Træde til uden at opfinde et nyt mandat.
Den øvrige bestyrelse skal typisk
- Læse materiale og tage stilling.
- Føre tilsyn med økonomi og større betalinger.
- Følge op på egne ansvarsområder.
- Sikre saglig og ensartet sagsbehandling.
Ordinær generalforsamling
GF er stedet hvor foreningen beslutter. Bestyrelsens opgave er at gøre beslutningerne mulige at forstå.
Indkaldelse
§10: ordinær GF holdes senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning, i Kildebo normalt sidste søndag i marts. Indkaldelse med dagsorden, årsregnskab og skriftlig beretning skal ud mindst 30 dage før. Gem dokumentation for udsendelsen.
Forslag
§10: medlemsforslag skal være hos formanden senest 60 dage før GF. Bestyrelsen kan hjælpe med formen, men må ikke ændre meningen uden accept fra forslagsstiller.
Afstemning og referat
§10: referatet underskrives af dirigent, referent og formand og sendes/offentliggøres senest 4 uger efter GF. Skriv beslutningstekst, stemmetal hvor relevant, ansvarlig og ikrafttrædelse.
Ekstraordinær GF
Ekstraordinær GF er ikke et ekstra debatmøde. Den har en dagsorden, og den dagsorden er hegnet.
Hvem kan kræve den?
§11: ekstraordinær GF kan kræves af generalforsamlingen, af et flertal i bestyrelsen eller af medlemmer med mindst 25% af de udlejede haver. Medlemskravet skal være skriftligt og have dagsorden.
Hvad kan behandles?
Kun de punkter der er varslet. Hvis punktet er mistillid, valg eller økonomi, skal teksten være skarp før medlemmerne stemmer.
Frist og faldgrube
§11: bestyrelsen skal indkalde inden 8 dage efter et gyldigt krav. Brug ikke X-GF som rodekasse; uden klar dagsorden bliver beslutningen nem at angribe bagefter.
Konsekvenser
Konsekvens betyder ikke straflyst. Det betyder, at regler og beslutninger faktisk virker.
GF-frister
§10: forslag 60 dage før, indkaldelse mindst 30 dage før, referat senest 4 uger efter. Brud på fristerne gør beslutninger svære at forsvare.
Dokumentation
§12: bestyrelsen skal føre referat, og referater er offentlige bortset fra personsager. Uklare referater skaber gentagne diskussioner.
Økonomi
§17: regnskab, bilag, bank og kasse skal kunne kontrolleres. Uklare postnavne og manglende bilag skaber mistillid hurtigt.
Revision
§17: revisorer/bilagskontrollanter skal lave mindst ét uanmeldt kasseeftersyn årligt. Skriv bemærkninger ned, ellers forsvinder kontrollen.
Ordenssager
Ordensregler/takster: hæk og ukrudt har faste frister, påmindelse kan koste 300 kr., og manglende klipning kan sendes til anlægsgartner for lejers regning.
Fællesarbejde/vand
§8/takster: fællesarbejde kræver skriftlig indkaldelse, kun ét afbud accepteres, udeblivelse koster 1.000 kr., og låst havelåge ved vand koster 300 kr.
GDPR
Databrud, åbne mailadresser og gamle medlemslister kan give kritik, påbud og i alvorlige tilfælde bøder.
Flaskehalse
Hvis kun formand eller kasserer kan forklare noget, er det ikke styring. Det er held.
GDPR og persondata
Foreningen må gerne være praktisk. Den må ikke være sjusket med persondata.
Hold styr på data
Lav fortegnelse over medlemsdata, formål, adgang, opbevaring og sletning. Gamle lister skal ikke leve evigt af nostalgiske grunde.
Brug BCC, lukket liste eller system, når medlemsmail sendes bredt. Åbne CC-lister kan være et databrud.
AI og værktøjer
Brug ikke AI, private drev eller tilfældige apps som losseplads for medlemsdata. Hvis et værktøj behandler data, skal aftaler og adgang være på plads.
Kolonihaveforbundet og kredsen
Forbundet og kredsen kan hjælpe, men de erstatter ikke lokal hjemmel, bilag og ordentlig proces.
Hvad kan de bruges til?
- Vejledning om vedtægter, standardregler og foreningspraksis.
- Hjælp via kredsen i konflikter, byggesager, vurderinger og ankesager.
- Juridisk vejledning til bestyrelser og kredse om kolonihaveregler.
- Indkaldelse til ekstraordinær GF i særlige tilfælde, hvis vedtægtens betingelser er opfyldt.
Hvad fjerner de ikke?
- Bestyrelsens ansvar for lokale beslutninger.
- Kravet om referater, bilag, regnskabsspor og hjemmel.
- GF's kompetence, når vedtægten kræver GF-beslutning.
- Behovet for at forklare medlemmerne hvad der faktisk er besluttet.
Dobbeltroller
Det er ikke automatisk forkert, at en lokal bestyrelsesperson også har kredsrolle. Men i konkrete sager skal habiliteten vurderes åbent, især hvis rådgivning, konflikt og klagevej ellers kommer fra samme personkreds.
Praktisk habilitet
- Notér dobbeltrollen tidligt.
- Lad personen træde ud af behandling, hvis sagen handler om egen forening eller egne beslutninger.
- Bed om skriftlig vurdering fra uafhængig kreds-/forbundsperson ved konflikt.
- Gem svaret sammen med sagen.
Kilder og grænser
Denne håndbog er en praktisk omskrivning. Ved konflikt gælder vedtægter, lovgivning og konkrete GF-beslutninger over håndbogsteksten.
- Kildebos vedtægtsmateriale, især §§ 7, 8, 10, 11, 12, 15 og 17.
- Kildebos ordensregler, revideret april 2025.
- De tidligere årshjulssider: H/F Kildebo årshjul 2026 og årshjul for lægfolk.
- Importerede Kildebo-sider om generalforsamling, fællesarbejde og takster.
docs/bestyrelsens-kompensation-faktabeskrivelse.md, årsrapport 2025, forslag 14, indkaldelse til ekstraordinær GF 22. april 2026 og 19. maj 2026.- SKATs vejledninger om foreninger, honorar, personalegoder og skattefri godtgørelse.
- Datatilsynets GDPR-vejledning for små foreninger og regler om sikkerhedsbrud.
- OpenAIs Business privacy-oplysninger om træning, kryptering og databehandling.
- Kolonihaveforbundet: “Sådan er vi opbygget”, “Kontakt os”, “Sådan kontakter du vores juridiske afdeling” og “Vurderingsregler”.