H/F Kildebo: Formandens håndbog

Sidste søndag i marts

Regnskabsåret er kalenderåret. Vedtægten kræver ordinær GF senest 31. marts, og Kildebos lokale GF-side angiver sidste søndag i marts som den faste praksis.

“Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning.”

Vejledende foreningsvedtægt, §10, stk. 2

60 dage før GF

Forslag skal være fremme tidligt nok til, at medlemmerne kan få dem sammen med dagsordenen.

“Forslag ... skal være formanden i hænde senest 60 dage før generalforsamlingen.”

Vejledende foreningsvedtægt, §10, stk. 5

4 uger efter GF

Referatet skal ikke blive liggende som internt arbejdspapir. Det skal ud til medlemmerne inden fristen.

“Referatet offentliggøres eller sendes ud ... senest 4 uger efter generalforsamlingens afholdelse.”

Vejledende foreningsvedtægt, §10, stk. 11

§10 vælger formand

Ordinær generalforsamling skal blandt andet behandle valg af formand/kasserer. GF er foreningens øverste myndighed.

Forslag skal være formanden i hænde senest 60 dage før GF, indkaldelsen skal ud med mindst 30 dages varsel, og referatet skal ud senest 4 uger efter.

“Foreningens generalforsamling er foreningens øverste myndighed.”

Vejledende foreningsvedtægt, §10, stk. 1

GF vælger bestyrelsen til daglig ledelse

Vejledningen beskriver, at generalforsamlingen vælger bestyrelsen til at varetage den daglige ledelse og udføre GF's beslutninger.

Den skriver også, at formand og kasserer bør vælges direkte, og at formanden normalt tegner foreningen udadtil, afhængigt af vedtægten.

“Beslutninger, der træffes på generalforsamlingen, ikke kan omgøres af bestyrelsen, formanden eller andre.”

Kolonihaveforbundets Bestyrelsesvejledning 2023, afsnit 1.1

Formanden samler arbejdet

Du kan sætte møder, følge op, kommunikere og holde tempo. Du kan ikke ændre GF-beslutninger, give dig selv nye beføjelser eller lukke bestyrelsen ude af beslutninger.

Hvis sagen er principiel, dyr, personlig eller usædvanlig, skal den på dagsorden.

§12 giver bestyrelsen arbejdet

Bestyrelsen varetager den daglige ledelse og sørger for, at GF-beslutninger føres ud i livet. Bestyrelsen fastlægger selv grundlaget for sit virke i en forretningsorden.

Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden, eller af næstformanden hvis formanden er fraværende. Ét bestyrelsesmedlem kan også begære møde.

“Bestyrelsen skal varetage den daglige ledelse af foreningen.”

Vejledende foreningsvedtægt, §12, stk. 2

initiativforpligtelsen ligger hos formanden

Vejledningen siger ligeud, at formanden har ansvaret og initiativforpligtelsen til at få indkaldt bestyrelsen.

Den peger også på forretningsorden, arkiv, referater og sikker overdragelse som bestyrelsens ansvar.

“Formanden er ansvarlig for foreningens daglige ledelse.”

Kolonihaveforbundets Bestyrelsesvejledning 2023, afsnit 1.3.1

Lav en fast møderytme

Brug dagsorden med beslutningspunkter. Skriv referat med beslutning, ansvarlig, frist og bilag. Personsager holdes i lukket bilag med begrænset adgang.

Lav en simpel forretningsorden: opgaver, mødevarsel, dagsorden, beslutningsdygtighed, referat, arkiv, adgang og hvad der sker ved fratræden.

§10 sætter rammen

Ordinær GF holdes senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning. Indkaldelse, dagsorden, årsregnskab og skriftlig beretning skal ud mindst 30 dage før.

Dagsordenen skal blandt andet rumme dirigent, beretning, regnskab, forslag, budget, leje/kontingent og valg.

“Dagsorden, årsregnskab og bestyrelsens skriftlige beretning udsendes sammen med indkaldelsen.”

Vejledende foreningsvedtægt, §10, stk. 4

Indkaldelsen skal være brugbar

Vejledningen siger, at medlemmerne skal have tid og oplysninger nok til at forberede sig. Mangler ved indkaldelsen kan betyde, at GF ikke kan holdes, eller at beslutninger kan blive ugyldige.

Dirigenten skal tjekke formalia, styre afstemninger og afgøre om ændringsforslag holder sig inden for dagsordenen.

“Mangler ved indkaldelsen til generalforsamlingen ... kan medføre, at generalforsamlingen ikke kan afholdes.”

Kolonihaveforbundets Bestyrelsesvejledning 2023, afsnit 1.1.1

Gør beslutningen stemmeklar

Forslag bør have tekst, økonomi, ikrafttrædelse og ansvarlig. Under mødet skal dirigenten læse den tekst op, der stemmes om.

Efter GF skal referatet vise beslutninger, stemmetal hvor det betyder noget, valg, frister og hvem der følger op.

§11 har korte frister

Ekstraordinær GF kan kræves af GF, et flertal i bestyrelsen eller mindst 25 % af de udlejede haver med skriftlig dagsorden.

Der skal indkaldes med mindst 7 dages varsel. Bestyrelsen er pligtig at indkalde inden 8 dage, og mødet skal holdes tidligst 1 og senest 3 uger efter indkaldelsen.

“Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 7 dages varsel.”

Vejledende foreningsvedtægt, §11, stk. 3

Dagsordenen hegner mødet

Vejledningen siger, at den ekstraordinære GF skal holdes med den dagsorden, der er angivet. Andre punkter kan kun med, hvis de sættes på inden fristen for dagsorden.

Den nævner også standardvedtægtens 4/5-krav for beslutninger på en medlemskrævet ekstraordinær GF.

“Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes med den dagsorden ... angivet.”

Kolonihaveforbundets Bestyrelsesvejledning 2023, afsnit 1.1.2

Tjek gyldighed før indkaldelse

Kontrollér hvem der kræver mødet, hvor mange haver kravet dækker, om dagsordenen er skriftlig, og hvilken beslutning medlemmerne skal tage.

Hvis bestyrelsen afviser en gyldig indkaldelse, kan kredsbestyrelsen indkalde og afholde mødet for foreningens regning.

§16 og §17 binder økonomien

Foreningen forpligtes ved underskrift af kasserer og formand i fællesskab. Bestyrelsen kan meddele prokura.

§17 siger, at kassereren udarbejder regnskab, forelægger regnskabsoversigt på ordinære bestyrelsesmøder, og at revisorerne kontrollerer årsregnskab, bilag, kasse og bank.

“Foreningen forpligtes ved underskrift af kasserer og formand i fællesskab.”

Vejledende foreningsvedtægt, §16, stk. 1

Kassereren skal vise budgetsporet

Vejledningen siger, at kassereren på bestyrelsesmøder skal fremlægge en regnskabsoversigt, som kan sammenholdes med budgettet.

Regnskabet skal være klar tidsnok til revision og udsendelse inden vedtægtens frister.

“Kassereren skal på bestyrelsesmøderne fremlægge en regnskabsoversigt.”

Kolonihaveforbundets Bestyrelsesvejledning 2023, afsnit 1.3.2

Formanden skal ikke overtage kassen

Samarbejd med kassereren om rytme, bilag, budgetopfølgning, restancer og bankadgange. Økonomien skal kunne forstås af bestyrelsen løbende.

Store betalinger og usædvanlige dispositioner skal have bestyrelsesbeslutning og bilag. Revisorernes bemærkninger skal skrives ned.

§12 og §15 sætter grænser

Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvor personen selv, en beslægtet person eller en personlig interesse er involveret.

§15 fastslår tavshedspligt om personers økonomiske og personlige forhold, og bestyrelsen har ansvaret for persondata.

“Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag” ved personlig interesse.

Vejledende foreningsvedtægt, §12, stk. 9

Påtale, høring og dokumentation

Vejledningen peger på saglig behandling, lighedsprincip, proportionalitet, ret til at blive hørt, habilitet og tavshedspligt.

Ved alvorlige sager skal beslutning fremgå af referat, påtale være konkret, høring bruges hvor medlemmet skal udtale sig, og mundtlige aftaler følges skriftligt op.

“Bestyrelsen må ikke lade personlige eller usaglige hensyn styre de beslutninger, der træffes.”

Kolonihaveforbundets Bestyrelsesvejledning 2023, afsnit 3.4.1

Brug en fast sagsmappe

Gem klage, regelgrundlag, fotos, breve, høring, svar, beslutning, frister og opfølgning. Hold følelser ude af afgørelsen og personsager ude af åbne referater.

Hvis sagen handler om eksklusion, mistillid, inhabilitet eller større konflikt, bør kreds/Kolonihaveforbundet inddrages tidligt.

§15 placerer ansvaret

Bestyrelsen har ansvaret for foreningens overholdelse af persondataforordningen. Behandling af persondata skal beskrives i persondatafortegnelse, og medlemmerne skal underrettes via persondatapolitik.

“Bestyrelsen har ansvaret for foreningens overholdelse af reglerne i persondataforordningen.”

Vejledende foreningsvedtægt, §15, stk. 3

Foreningen er omfattet

Vejledningen siger, at kolonihaveforeninger er omfattet af persondataforordningen, og at det kan være en god idé at udpege en person i bestyrelsen med ansvar for overholdelsen.

“Mange dokumenter indeholder persondata.”

Kolonihaveforbundets Bestyrelsesvejledning 2023, afsnit 1.2.4

Lav den kedelige liste

Hvilke data har foreningen, hvorfor, hvor længe, hvem har adgang, hvor slettes det, og hvilke databehandlere bruges?

Brug BCC eller system ved medlemsmail. Læg ikke restancelister, klager eller personsager i private drev eller tilfældige apps.

§12 regulerer fratræden

Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før tid, indtræder suppleanten indtil næste GF. Afgår formanden eller kassereren i en valgperiode, skal der indkaldes til ekstraordinær GF for nyvalg, medmindre fratrædelsen sker umiddelbart før ordinær GF.

Valg i utide gælder frem til næste planlagte ordinære valg.

“Afgår formanden eller kassereren i en valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg.”

Vejledende foreningsvedtægt, §12, stk. 6

Kun GF kan afsætte valgte

Vejledningen siger, at dele af bestyrelsen ikke kan udelukke andre bestyrelsesmedlemmer fra møderne. Kun generalforsamlingen kan afsætte dem igen.

Hvis samarbejdet er umuligt, må bestyrelsen indkalde ekstraordinær GF og få valgt en bestyrelse, der kan samarbejde.

“Skal medlemmerne have mulighed for at afsætte hele eller dele af bestyrelsen straks.”

Kolonihaveforbundets Bestyrelsesvejledning 2023, afsnit 1.7

Lav en overdragelsespakke

Overdrag nøgler, adgangsliste, bankstatus, seneste regnskab, åbne sager, GF-beslutninger, forsikringer, forretningsorden, medlemsdata, arkivplacering og næste frister.

Skift adgang samme dag, og aftal en kort overgangsperiode for afklarende spørgsmål.